Door uitbreiding of inkrimping wisselen kleine bedrijven of startups regelmatig van bedrijfsruimte. Bij zo’n bedrijfsverhuis krijg je te maken met flink wat overlast. Het kost niet alleen tijd en geld, maar er moeten ook allerlei dingen geregeld worden, zodat je bedrijf zo snel mogelijk weer up en running is. Daarom zijn hier 10 handige tips voor een bedrijfsverhuis voor je verzameld.
Planning
Een goede planning is het halve werk. Zorg ervoor dat je organisatorisch goed bent voorbereid op alles wat op je af komt. Tijdens de eigenlijke verhuis heb je daar veel plezier van. Want door een goede voorbereiding bespaar je flink op tijd, inspanning en kosten. Begin met ruim van tevoren een zakelijke verhuis checklist te downloaden. Die geeft goede handvatten voor een realistische planning.
Uitbesteden aan professionals
De echte verhuis kan je het beste laten uitvoeren door een professioneel verhuisbedrijf. Zij hebben de deskundigheid om je bedrijf snel en probleemloos naar een nieuwe locatie te verhuizen. Voor de beste prijs en kwaliteit vraag je meerdere offertes op.
Offertes aanvragen voor je bedrijfsverhuis? Op de website Dirkvervaet.be is dit snel geregeld!
Maar een verhuisbedrijf kan de voorbereidingen niet voor je doen. Je moet zelf een strak overzicht maken van de taken die moeten worden uitgevoerd. Je kunt daarom het beste voor elke taak een deadline stellen. Dan zie je snel wanneer dingen niet volgens plan verlopen.
Delegeren
Als je bedrijf meer werknemer of afdelingen heeft kun je die bij de verhuis betrekken. Dan voorkom je dat je alles zelf moet doen. Door iedereen bij de verhuis te betrekken is de kans dat er dingen misgaan kleiner, want iedereen zal ervoor zorgen dat zijn eigen activiteiten op een goede manier worden verhuisd. Als je bedrijf wat groter is kun je de afdelingshoofden over de taakverdeling in het verhuisproces laten communiceren naar de werknemers.
Wat nemen we mee?
Een bedrijf heeft veel spullen. Als er fysieke producten gemaakt worden is het vanzelfsprekend dat je alle productiemachines meeneemt. Maar als je bedrijf diensten levert kan je ervoor kiezen om alleen de hoogst noodzakelijke dingen mee te nemen. Misschien wil je op de nieuwe locatie misschien wel nieuwe kantoormeubelen plaatsen. Geef daarom op de oude locatie precies aan wat mee moet en wat niet. Je kunt ook het beste voorafgaand aan de verhuis bedenken wat je met de oude spullen gaat doen. Is het afval of wordt het weggegeven?
Ontzie je klanten
Een bedrijfsverhuis zorgt intern voor veel overlast, maar dan mag niet ten koste gaan van je klanten. De dienstverlening moet dus zo goed mogelijk doorgaan. Met je team kun je hiervoor oplossingen zoeken. Als je fysieke producten maakt is het mogelijk om een voorraad aan te leggen. Als je diensten levert kun je misschien een paar dagen vanuit een tijdelijk kantoor werken, totdat je bedrijf helemaal is verhuisd naar de nieuwe locatie.
Verhuis stapsgewijs
Naarmate je bedrijf omvangrijker is wordt het lastiger om een verhuis snel uit te voeren, zelfs als je een professioneel verhuisbedrijf inschakelt. Het kan een oplossing zijn om je bedrijf gedurende een aantal weken in een meerdere stappen te verhuizen. Door verschillende productieafdelingen na elkaar te verhuizen kan je voorkomen dat de productie geheel komt stil te liggen. Met een stapsgewijze verhuis zorg je ervoor dat klanten zo min mogelijk overlast ervaren.
Plan B
Een bedrijfsverhuis is een complexe operatie, waar ondanks goede voorbereidingen van alles mis kan gaan. Stel je voor dat er miscommunicatie is met het verhuisbedrijf of dat één van de sleutelfiguren van de verhuis ziek wordt. Door vooraf na te denken over een plan B ben je beter in staat om in te spelen op dit soort onverwachte ontwikkelingen.
Communicatieplan
Het succes van een bijzondere organisatorische gebeurtenis als een verhuis valt of staat met de informatievoorziening. Alle betrokkenen moeten op de hoogte zijn van hetgeen er gaat gebeuren. Je kunt dat bevorderen door in de periode voorafgaand wekelijkse meetings te organiseren waarin over de gang van zaken kan worden gerapporteerd. Die meetings zorgen daarnaast voor een goede teamspirit, waarin iedereen zijn eigen rol tijdens de verhuis kan ontdekken.
Afstemming
Bij jouw verhuis zijn allerlei partijen betrokken. Belangrijk daarbij zijn de gebouwbeheerders van de oude en nieuwe locatie. Een goede afstemming met deze mensen is essentieel. Stel je voor dat er in de nieuwe locatie nog geen stroom of verwarming is. Of dat er nog geen sleutels zijn en de nieuwe ruimten op slot zitten. Dat kan voor grote vertragingen zorgen. Een goede afstemming met de gebouwbeheerder kan dat voorkomen.
Plattegrond
Je kunt een organisatorische chaos in het nieuwe gebouw voorkomen door de nieuwe bedrijfsruimte alvast in te delen en daar plattegronden van te maken. Tijdens de meetings met de afdelingshoofden kun je deze indeling vooraf bespreken en hen daar feedback op laten geven. Dit verhoogt het enthousiasme om te gaan verhuizen en zorgt ervoor dat iedereen in het nieuwe gebouw meteen naar zijn nieuwe werkplek gaat.
Extra tips
- Geef de verhuizing tijdig door aan de post. Dat doe je op de website bpost.be
- Zorg voor een werkende internetaansluiting op de nieuwe locatie voordat je je bedrijf verhuist.